Как нанять первого сотрудника: договор, налоги и подводные камни

Первый сотрудник — большой шаг. Меняется не только нагрузка на кошелёк, но и количество бумаг: у ИП без работников отчётов почти нет, а с первым человеком в штате появляется ежемесячная отчётность. Разберёмся, как оформить человека правильно и сколько это стоит.

Три способа оформить человека

Самозанятый

Вы заключаете договор на услуги, исполнитель выдаёт чек из «Моего налога» и сам платит налог 6%. Для вас — никаких взносов и НДФЛ. Звучит идеально, поэтому налоговая за этим внимательно следит.

Самозанятый подходит, когда работа разовая или проектная, результат можно измерить, исполнитель сам выбирает, как и когда работать, и у него есть другие заказчики. Дизайн логотипа, настройка рекламы, фотосъёмка — нормально.

Нельзя платить через НПД человеку, который был вашим сотрудником в последние два года, — такой доход не облагается налогом на профессиональный доход. А если самозанятый работает по графику, подчиняется вам, получает фиксированную сумму дважды в месяц и других заказчиков у него нет, налоговая может признать отношения трудовыми и доначислить НДФЛ, взносы и штрафы.

Договор подряда (ГПХ) с физлицом

Вы платите человеку за конкретный результат, удерживаете НДФЛ и платите страховые взносы (кроме взносов на травматизм, если это не прописано в договоре). Отпусков и больничных нет, но и гарантий по ТК тоже. Риск переквалификации в трудовые отношения тот же.

Трудовой договор

Полноценный сотрудник: зарплата не ниже МРОТ, отпуск, больничные, гарантии при увольнении. Дороже всего, зато нет рисков доначислений.

Сколько стоит сотрудник в 2026 году

Сверху к зарплате работодатель платит страховые взносы. Общий тариф — 30% с выплат до предельной базы 2 979 000 ₽ в год и 15,1% сверх неё. Плюс взносы на травматизм — от 0,2% в зависимости от вида деятельности.

С 2026 года льготный тариф для малого бизнеса сузили: пониженные ставки сохранили в основном для компаний из перечня приоритетных отраслей. Если ваш бизнес в реестре МСП, проверьте, подпадает ли ваш основной вид деятельности под льготу, — это меняет итоговую сумму на несколько процентов.

Посмотреть, сколько получит человек на руки при разной зарплате, можно в калькуляторе зарплаты и НДФЛ.

Минимальная зарплата

С 1 января 2026 года федеральный МРОТ — 27 093 ₽. В Москве, Петербурге и ряде регионов установлены свои минимумы выше федерального. Если сотрудник работает на полставки, платить можно пропорционально.

Как меняется налог у ИП

Пока ИП работает один на УСН «Доходы», он уменьшает налог на всю сумму своих взносов. С сотрудником правило меняется: налог можно уменьшить не больше чем на 50% — на свои взносы и взносы за работника вместе.

На УСН «Доходы минус расходы» зарплата и взносы просто идут в расходы.

Отчёты, которые появятся

Это то, что пугает больше всего. Минимальный набор для работодателя:

• Персонифицированные сведения в налоговую — ежемесячно до 25-го числа.
• Уведомления об исчисленных НДФЛ и взносах — ежемесячно, если платите через единый налоговый счёт.
• РСВ (расчёт по страховым взносам) — ежеквартально.
• 6-НДФЛ — ежеквартально.
• ЕФС-1 в Социальный фонд — при приёме, увольнении, переводе и ежеквартально по взносам на травматизм.

Банковские бухгалтерии и онлайн-сервисы формируют всё это автоматически, но готовьтесь, что учёт станет заметно сложнее. Многие ИП на этом этапе берут бухгалтера на аутсорсе.

Документы при приёме

1. Получите от сотрудника паспорт, СНИЛС, ИНН, документы об образовании, если должность этого требует.
2. Заключите письменный трудовой договор в двух экземплярах — не позднее трёх рабочих дней после фактического начала работы.
3. Издайте приказ о приёме (для ИП не обязателен, но удобен).
4. Внесите запись в трудовую книжку, если человек выбрал бумажную, и передайте сведения в СФР по форме ЕФС-1 на следующий рабочий день после приёма.

Микропредприятия — а ИП с одним-двумя сотрудниками почти всегда им являются — могут не разрабатывать локальные нормативные акты (правила трудового распорядка, положение об оплате труда), а прописать всё в трудовом договоре по типовой форме, утверждённой правительством. Это сильно экономит время.

Что я бы посоветовал

• Если работа проектная и человек действительно работает как подрядчик — самозанятый подойдёт, но договор должен описывать результат, а не график.
• Если человек нужен на постоянную работу с графиком и подчинением — оформляйте трудовой договор. Экономия на взносах не стоит риска доначислений за три года.
• Перед наймом посчитайте, окупится ли сотрудник. Если он освобождает вам время на продажи, которые принесут больше, чем он стоит, — нанимайте.